Tietosuojaseloste
Tämä on Saura Psykologipalvelut henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 11.1.2023.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Saura Psykologipalvelut
Y-tunnus: 3372894-8
Osoite: Syrjäläntie 81, 19110 Vierumäki
Sähköposti: jenni.parikka@saura.fi
Yhteyshenkilö
Nimi: Jenni Parikka
Puhelinnumero: 045-160 3850
Sähköposti: jenni.parikka@saura.fi
Osoite: Syrjäläntie 81, 19110 Vierumäki
Rekisterin nimi
Saura psykologipalveluiden potilas-, asiakas- ja yhteistyörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet:
Käsittelyn tarkoitus
Asiakkaan tilaaman palvelun suunnittelu, toteutus, laskutus ja seuranta, asiakkaan terveyden edistäminen ja seuranta sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi, suunnittelu ja seuranta.
Oikeusperuste
Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan soveltuvaa voimassa olevaa lainsäädäntöä.
Rekisterin sisältö ja tietoryhmät
Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:
1. Asiakkaan perustiedot kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja muut mahdolliset yhteystiedot.
2. Asiakkaan saaman avun kannalta välttämättömät terveystiedot ja muut tiedot kuten asiakkaan ilmoittama tulosyy, esitiedot, avun tarpeen arviointi, toteutusta ja suunnittelua koskevat tiedot sekä asiakkaan terveydentilaa koskevat lausunnot.
3. Alaikäisen potilaan huoltajat ja heidän yhteystiedot.
4. Ajanvarausta ja laskutusta koskevat tiedot.
5. Tieto rekisteriin sisältyvien tietojen luovutuksista.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteriin kerätyt tiedot saadaan pääasiassa seuraavista tietolähteistä:
1. Asiakkaan itse ilmoittamat tiedot
2. Asiakkaan huoltajalta tai muulta lähiomaiselta saadut tiedot.
3. Väestörekisterikeskuksesta saadut tiedot.
4. Lakisääteisistä rekistereistä saadut tiedot.
Henkilötietojen kerääminen ja säilytys
Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sähköisesti rekisterinpitäjän itse tai kolmannen ylläpitämiin tietojärjestelmiin. Rekisteriin sisältyviä tietoja säilytetään suojattuna alalla vakiintuneesti riittäviksi todettuja tietoteknisiä ja organisatorisia suojakeinoja noudattaen. Sähköisessä muodossa olevien henkilötietojen suojaus toteutetaan päätelaitteella ylläpidettävin palomuurein, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötietojen fyysinen suojaus toteutetaan pitämällä ne lukittuna riittävästi valvotuissa tiloissa, joihin vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy.
Yhteydenottolomake
Yhteydenottolomake lähetetään Elementor -lisäosan avulla. Lisäosa ei tallenna tietoa lähetetystä lomakkeesta tietokantaan.
Henkilötietojen luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle muutoin kuin rekisteröidyn suostumuksella tai lain säännöksen nojalla. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, suostumuksen voi antaa asiakkaan laillinen edustaja. Asiakas tai hänen laillinen edustaja voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Rekisteriin sisältyviä potilastietoja säilytetään potilasasiakirjoista annetun sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa säädetyn ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan asetuksen mukaisesti. Muita kuin potilastietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja ne poistetaan välittömästi sen jälkeen, kun niiden käsittelyn tarve lakkaa.
Pääsy rekisterissä oleviin tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on tallennettu asiakasrekisteriin. Samoin rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista, jotka on tallennettu asiakasrekisteriin. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, rekisterinpitäjällä on oikeus periä niistä kohtuullinen maksu.
Henkilötietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus maksutta saada häntä koskevat harhaanjohtavat, vanhentuneet, puutteelliset ja virheelliset tiedot oikaistuksi toimittamalla rekisterinpitäjälle riittävä selvitys siitä, miten ja miltä osin tietoja tulee rekisteröidyn käsityksen mukaan korjata tai täydentää. Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja hänen tulee itse oma-aloitteisesti ilmoittaa, mikäli hänen ilmoittamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia tai ne on annettu puutteellisina tai virheellisinä.
Henkilötietojen poistaminen
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröidyllä on oikeus maksutta saada häntä koskevat tiedot poistetuksi osallistujarekisteristä seuraavin edellytyksin:
1. Henkilötietoja ei enää tarvita soveltuviin käsittelytarkoituksiin;
2. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
3. laki edellyttää henkilötiedon poistamista.
Siirrot toiseen tietojärjestelmään
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että
1. se on teknisesti mahdollista;
2. käsittely perustuu automaattisiin tietojenkäsittelymenetelmiin;
3. käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpano; ja
4. siirto ei synnytä haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Henkilötietojen poistamiseen ja siirtämiseen liittyvät rajoitukset
Rekisterinpitäjä voi poiketa yllä mainitusta siirrosta tai poistamisesta, mikäli henkilötietojen käsittely on tarpeen
1. yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
2. sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi;
3. rekisterinpitäjään soveltuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
4. kansanterveyteen liittyvää yleistä etua koskevista syistä;
5. yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten; tai
6. oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjältä henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, kuten niiden siirtämistä toiseen tietojärjestelmään, niihin pääsyn estämistä kokonaan tai osittain tai väliaikaista poistamista esimerkiksi verkkosivustolta, seuraavin edellytyksin:
1. Rekisteröity kiistää kyseisten henkilötietojen paikkansapitävyyden;
2. Kyseisten henkilötietojen käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa kyseisten henkilötietojen poistamista ja samalla nimenomaisesti vaatii niiden käsittelyn rajoittamista; tai
3. Rekisteröity tarvitsee kyseisiä henkilötietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi eikä rekisterinpitäjä enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja soveltuviin käsittelytarkoituksiin.
Yllä 1. kohdassa tarkoitetussa tilanteessa henkilötietojen käsittelyä voidaan rajoittaa ajaksi, jonka kuluessa niiden paikkansapitävyydestä voidaan varmistua.
Valitusoikeus tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle rekisterinpitäjän käsittelytoimista osoitteessa www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.
Rekisteröidyn yllä mainittujen oikeuksien käyttämiseksi tehtävät pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti, ellei laki muuta edellytä. Pyynnön tekeminen on rekisteröidylle maksutonta, ellei se ole ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai ellei niitä esitetä toistuvasti. Tällöin rekisterinpitäjällä on oikeus periä pyynnön käsittelystä kohtuullinen maksu.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle kirjallisesti pyynnön johdosta suoritetuista toimenpiteistä kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Mikäli laki sallii määräajan pidentämisen, toimenpiteistä on ilmoitettava aina viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Samalla rekisterinpitäjän tulee ilmoittaa määräajan pidentämisen syyt.
